که … آسان نمود اول

بسیاری از تکنیک‌هایی که در حوزه مدیریت پروژه با آن‌ها آشنا می‌شویم به ظاهر ساده هستند اما وقتی پای استفاده عملی از آن‌ها در پروژه به میان می‌آیدٰ متوجه عمق پیچیدگی آن‌ها می‌شویم. امروز راجع به یکی از این ابزارها صحبت خواهیم کرد.

ترم شش دانشگاه بالاخره نوبت به درسی رسید که من رشته صنایع رو بخاطر آن انتخاب کرده بودم، درسی بنام کنترل پروژه! خاطر دارم اواخر آن درس مبحثی مطرح شد که جذابیت بالایی داشت و بسیار ساده بنظر می‌رسید. مدیریت ارزش کسب شده یا Earned Value Management. یکسری پارامتر، شاخص و فرمول که استفاده از آن‌ها در پروژه‌ها راحت بنظر می‌رسید.

در اولین پروژه‌ای که بعنوان کارشناس کنترل پروژه مشغول بکار شدم شروع به بررسی گزارشات و نمونه فایل‌های پروژه کردم که در تمامی گزارشات ردپای شاخص‌های Earned Value مشهود بود و محاسبات آن نیز بطور منظم و در فواصل زمانی مشخص در نرم‌افزارها انجام می‌شد.

اما چیزی که برای من کم‌تجربه به وضوح مشخص بود، این بود که اعداد ارائه شده توسط شاخص‌ها با وضعیت واقعی پروژه هیچگونه همخوانی‌ای نداشت و وقتی این موضوع را با مدیران خودم در میان گذاشتم، هر بار به کم تجربه بودن متهم می‌شدم.

مطالعه زیادی پیرامون این موضوع داشتم، از استانداردهای مربوطه تا رفرنس‌های معتبر راجه به مدیریت ارزش کسب شده تا بالاخره متوجه شدم که من کم تجره چیزی رو متذکر می‌شدم که اگر اصلاح می‌شد اتفاق خوبی برای مدیران و گزارشات رقم نمی‌خورد چوم وضعیت پروژه بسیار وخیم تر از چیزی بود که گزارشات نشان می‌دادند.

چیزی که پس از سالها تلاش برای اسفاده از این تکنیک در پروژه‌ها بهش رسیدم این بود که برخلاف ظاهر ساده این روش، استفاده از آن بسیار پیچیده است.

نکته اول اینست که اگر برنامه زمانبندی اولیه یا بیسلاین بطور مناسب و دقیقی تهیه نشده باشد، با شروع پروژه شاهد حجم زیادی از تغییرات در Logic و Sequence فعالیت‌ها هستیم و در واقع اختلاف زمانبندی واقعی با برنامه‌ریزی زیاده می‌شود و عملاً فاکتورهای ارزش کسب شده بلا ایتفاده خواهند شد و شاخص‌های مربوطه اطلاعات غلطی به ما خواهند داد.

فرض کنید برنامه زمانبندی اولیه یا بیس لاین بطور مناسبی تهیه شده باشد و در طول پروژه حجم فعالیت‌های Out Of Sequence کم باشد. موضوع بعدی اینست که اگر برآوردهای هزینه صحت ودقت مناسبی نداشته باشند زمانی که میخواهیم هزینه‌های واقعی را با آن‌ها مقایسه کنیم، مجددا کارای این روش با کاهش مواجه خواهد شد.

پس برای استفاده از این روش نیاز است در ابتدای پروژه برآورد هزینه‌ها با دقت بالایی انجام شده باشد. فرض کنید این اتفاق برای برآورد هزینه‌ها نیز رقم خورده باشد و برآوردها کاملا قابل اتکا هستند.

اما یکی از مهم‌ترین و بزرگترین مشکلات زمانی رقم خواهد خورد که ساختار درستی برای کدگذاری هزینه در پروژه‌ها نداشته باشیم. یعنی هزینه‌های پروژه در Cost Code ‌های مشخص و معینی ثبت نمی‌شود، بنابراین مقایسه بین هزینه‌های پیش‌بینی شده و واقعی بطور دقیق اتفاق نخواهد افتاد و در این حالت نیز شاخص‌های Earned Value مانند CPI و SPI ما را به بیراهه خواهند برد.

اگر بخواهیم جمع‌بندی کنیم برای استفاده از تکنیک Earned Value، باید برنامه زمانبندی و برآورد هزینه قابل اتکایی داشته باشیم که سطح دقت و صحت بالایی دارند و از طرفی قبل از شروع پروژه باید به دنبال استقرار سیستم مدیریت هزینه یکپارچه در سازمان و پروژه باشیم.