خاتمه پروژه

وقتی ویژگی‌های پروژه‌ها را بررسی می‌کنیم، موقتی بودن یکی از مهمترین ویژگی پروژه‌هاست و این یعنی پروژه‌ها به هر حال در یک نقطه زمانی به پایان میرسند. پروژه ها به دو صورت امکان اتمام دارند. حالت اول اینکه ما به انتهای پروژه میرسیم و حالت دوم اینکه انتهای پروژه به ما می‌رسد.

ما به انتهای پروژه می‌رسیم یعنی مطابق خواسته و الزامات مشتری یا کارفرما پروژه را به اتمام می‌رسانیم و محصول نهایی پروژه را تحویل می‌دهیم. یعنی پروژه موفقیت‌آمیز به اتمام می‌رسد و حالت دوم که انتهای پروژه به ما میرسد یعنی به هر دلیلی قادر نیستیم پروژه را به اتمام برسانیم و محصول تکمیل شده را تحویل کارفرما بدهیم و اصطلاحاً مجبوریم پروژه را Terminate کنیم.

یکی از مزیت‌های استاندارد PRINCE2 این است که هر دو حالت را در نظر می‌گیرد. یکی از فرآیندهای این استاندارد فرآیندی به نام Closing The Project است. PRINCE2 معتقد است قبل از رسیدن به انتهای پروژه، باید برای خاتمه پروژه برنامه داشته باشیم. یکی از اولین اقداماتی که باید در Closing The Project انجام دهیم تحویل محصول پروژه به کارفرما یا اصطلاحاً Hand Over کردنِ Product پروژه است.

در واقع با توجه به تمامی مستندات و تأییدیه‌هایی که در طول پروژه روی اجزای مختلف محصول پروژه گرفته‌ایم، از کارفرما تأییدیه نهایی را می‌گیریم و محصول پروژه را به وی تحویل می‌دهیم و در این مرحله اگر پانچ لیست‌هایی هم وجود داشته باشد، آنها را رفع و تکمیل می‌کنیم. بسیاری از مدیران پروژه بعد از تحویل محصول پروژه به کارفرما، پروژه را خاتمه می‌دهند.

نکته مهمی که وجود دارد این است که PRINCE2 معتقد است که وقتی که شما محصول پروژه را تحویل کارفرما دادید و تأییدیه کارفرما را روی محصول پروژه اخذ کردید، پروژه شما با کارفرما به اتمام رسیده است، اما همچنان پروژه با سازمان خودمان ادامه دارد و به اتمام نرسیده است. یعنی چه؟

یعنی مدیر پروژه باید ارزیابی نهایی روی این پروژه داشته باشد و بررسی کند که آیا اهداف سازمان از اجرای آن پروژه محقق شده است یا نه؟ چقدر توانسته‌ایم طبق برنامه‌ریزی انجام شده پروژه را اجرا کنیم و انحرافات پروژه به چه صورت بوده است.

در این مسیر و در طول پروژه، عملکرد تیم پروژه چگونه بوده و درس آموخته‌های پروژه که تجربه‌های شکست و موفقیت‌های ما در طول پروژه است باید تحلیل و مستند شود و بعد از انجام این کارها مدیر پروژه، می‌تواند پروژه را با سازمان هم خاتمه دهد.

متأسفانه در کشور ما، زمانیکه محصول نهایی پروژه تحویل کارفرما شد و در واقع خاتمه پروژه با کارفرما رقم خورد، پروژه به کلی اتمام می‌یابد و ما آن اقداماتی که برای خاتمه پروژه با سازمان به توصیه استاندارد PRINCE2 باید انجام شود را فراموش می‌کنیم.