تخصیص منابع به فعالیت‌ها

در مقالات قبلی وارد راهنمای ارزیابی زمان‌بندی GAO شدیم و دو فرآیند اول که شناسایی و تعریف فعالیت‌ها و اولویت‌بندی و تعیین روابط میان فعالیت‌ها بود را بررسی کردیم. در این مقاله می‌خواهیم همراه شما به فرآیند سوم که تخصیص منابع به فعالیت‌ها است بپردازیم.

در برنامه‌ زمان‌بندی پس از اینکه روابط و توالی بین فعالیت‌ها مشخص شد، نوبت آن است که مدت زمان یا Duration تک تک فعالیت‌ها برآورد شود. اما قبل از شروع برآورد مدت زمان فعالیت‌ها باید منابع مورد نیاز برای انجام هر فعالیت برآورد شود و بر اساس تعداد و نوع منابع محاسبه شده، مدت زمان هر فعالیت تخمین زده شود. بدون برآورد منابع مورد نیاز عملاً برآورد مدت زمان فعالیت‌ها بی‌معنی و غیر واقعی خواهد بود.

طبق تعریف GAO منبع هر آن چیزی است که ما برای انجام فعالیت به آن نیاز داریم. منابع به طور مستقیم روی مدت زمان فعالیت‌ها تاثیر می‌گذارند و در نظر گرفتن منابع و تخصیص آن‌ها به فعالیت‌ها موجب اطمینان خاطر از واقع بینانه بودن برنامه زمان‌بندی می‌شود.

به فرآیند تخصیص منابع به فعالیت‌های برنامه زمان‌بندی Loading Resources گفته می‌شود و Resource-Loaded Schedule بدین معناست که در برنامه زمان‌بندی تمامی منابع مورد نیاز لحاظ شده‌اند.

مهمترین این منابع شامل منابع انسانی (Labor)، مواد مصرفی (Material)، ماشین‌آلات (Equipment) و پیمانکاران جزء (Subcontractors) می باشد.

منابع از نوع Labor

معمولاً مدت زمان هر فعالیت به طور مستقیم با میزان کاری که باید برای انجام آن فعالیت انجام شود تقسیم بر تعداد افرادی که برای انجام آن کار در دسترس هستند، ارتباط دارد. بنابراین باید در ابتدا میزان Work یا کاری که برای انجام هر فعالیت نیاز است انجام شود، بر حسب نفر-ساعت یا نفر-روز محاسبه شود.

سپس بر این اساس با برآورد تعداد نیروی انسانی مورد نیاز، خواهیم توانست مدت زمان فعالیت را تخمین بزنیم.  در این بخش موضوع مهمی که حتماً باید در نظر گرفته شود میزان بهره‌وری نیروی انسانی است. این بهره‌وری را ممکن است بر اساس اطلاعات پروژه‌های مشابه قبلی یا نظر افراد خبره بدست بیاوریم. شرایط کاری سایت اجرایی هم می‌تواند روی بهره‌وری نیروی انسانی اثرگذار باشد.

منابع از نوع Nonlabor

سایر منابع نظیر متریال و ماشین‌آلات در این دسته قرار می‌گیرند (لازم به ذکر است این دسته‌بندی در نرم‌افزارهای مدیریت پروژه نظیر Primavera P6 متفاوت است). یکی از مهمترین منابع، متریال است و بسیاری از اوقات پروژه به دلیل آماده نبودن این منبع به تعویق می‌افتد. در برنامه‌ زمان‌بندی باید منابع از جنس متریال به فعالیت‌ها تخصیص یابد تا بتوان برای در اختیار داشتن آن‌ها در زمان مورد نظر به خوبی و واقع‌بینانه برنامه‌ریزی کرد.

برخی منابع از نوع ماشین‌آلات مورد نیاز برای اجرای فعالیت‌ها هستند. ماشین‌آلات عمدتاً تقسیم‌بندی‌های متفاوتی دارند. برخی از ماشین‌آلات را می‌توان به فعالیت مشخصی تخصیص داد و برخی مربوط به فعالیت مشخصی نبوده و کارکرد عمومی در پروژه دارند (مثل موتور برق). ماشین آلات دسته اول را باید به خوبی بتوانیم ردگیری کنیم و اطلاعات واقعی میزان مصرف آن‌ها را ثبت نمائیم. از این اطلاعات در برآوردهای آتی برای پروژه‌های بعدی می‌توان بهره‌ برد.

نرخ بهره‌وری ماشین آلات هم می‌تواند بسته به یکسری شرایط متغیر باشد. این نرخ بهره‌وری را نیز می‌توان بر اساس داده‌های پروژه‌های مشابه قبلی، اطلاعات سازنده ماشین‌آلات و databaseهایی که در این زمینه در دنیا منتشر شده است محاسبه کرد.

تخصیص منابع به فعالیت‌ها

یکی از فرضیات روش مسیر بحرانی یا CPM نامحدود بودن منابع است و محاسبات CPM بر این اساس صورت می‌گیرد. در حالیکه در واقعیت ما همواره با محدودیت در دسترس بودن منابع روبرو هستیم و با در نظر نگرفتن این موضوع قطعاً تمامی Durationها، تاریخ‌های انجام فعالیت‌ها و حتی شناوری‌های محاسبه شده غیر واقعی خواهند بود.

اگر برنامه زمان‌بندی دارای تخصیص منابع درستی نباشد، پیش‌بینی زمان اتمام پروژه عملاً امکان‌پذیر نخواهد بود. به گفته GAO در صورتیکه تمامی منابع اعم از Labor، Material، Equipment و سایر منابع مورد نیاز برای انجام فعالیت‌ها در برنامه زمان‌بندی در نظر گرفته شده باشند مبنایی برای تهیه خط مبنای سنجش عملکرد پروژه یا Performance Measurement Baseline (PMB) خواهیم داشت و در این صورت می‌توانیم از متدی همچون Earned Value Management برای نظارت بروی پشرفت پروژه استفاده کنیم.

هر چه اطلاعات و جزئیات بیشتری در مورد فعالیت‌ها در دست داشته باشیم، برآورد و تخصیص منابع هم باید به جزئیات بیشتری انجام شود. در واقع برآورد و تخصیص منابع به Detail Activityها باید با جزئیات کامل و سطح دقت بالاتری انجام شود.

از آنجایی که مایلستون‌‌ها در برنامه زمان‌بندی دارای مدت زمان صفر هستند، بنابراین نمی‌توان به آن‌ها هیچ منبعی تخصیص داد. نکته بهدی این است که اگرچه در نرم‌افزارهای زمان‌بندی نظیر MSP این امکان وجود دارد که به Summary Activityها منبع تخصیص داد، اما از آنجائیکه مدت زمان این فعالیت‌ها کاملاً وابسته به Detail Activityهای زیرمجموعه‌شان است نباید به آن‌ها منبعی اختصاص یابد.

تمامی فرضیاتی که در زمان برآورد منابع، زمان و هزینه در نظر گرفته می‌شود باید یکسان باشد. اطلاعات مربوط به برآورد و تخصیص منابع را می‌توان در فایلی جداگانه از برنامه‌ زمان‌بندی تهیه کرد اما GAO توصیه می‌کند که اطلاعات مربوط به منابع در فایل مرتبط با برنامه زمان‌بندی همراه شود.

پس از تخصیص منابع به فعالیت‌ها و اصطلاحاً Resource Loaded شدن برنامه زمان‌بندی، مجدداً باید تمامی همخوانی منابع اختصاص یافته با بودجه پروژه چک شود. از این طریق می‌توان Resource Histogram پروژه را ترسیم نمود و بررسی کرد در چه بازه‌های زمانی چه تعداد از چه منبعی مورد نیاز است. همچنین بودجه مورد نیاز در بازه‌های زمانی مختلف نیز قابل محاسبه است.

اولویت‌بندی و تعیین روابط میان فعالیت‌ها

بخوانید!

تسطیح منابع

در Resource Histogram منابع را از لحاظ اجرا پذیر بودن و میزان مصرف مورد بررسی قرار می‌دهیم. اگر در بخشی از پروژه تعداد منبع مورد نیاز از تعداد منبع در دسترس بیشتر باشد اصطلاحاً Over Allocate رخ داده است به این معنا که بیش از میزان در دسترس از آن منبع به فعالیت‌ها اختصاص داده شده است.

در این حالت چند رویکرد می‌توانیم داشته باشیم و به نحوی باید برنامه را تغییر دهیم و در واقع منابع را تسطیح کنیم. یکی از رویکردها می‌تواند جابجایی فعالیت‌ها باشد بگونه‌ای که اثر Over Allocate از بین رود. رویکرد دیگر افزایش تعداد منابع مورد نظر خواهد بود که این رویکرد به طور مستقیم موجب افزایش هزینه‌ها خواهد شد.

در نرم‌افزارهای زمان‌بندی تسطیح منابع می‌تواند به صورت اتوماتیک یا دستی صورت گیرد که هیچ یک از مراجع استفاده از روش اتوماتیک را توصیه نمی‌کنند. نکته‌ای که باید به آن توجه کرد این است که پس از تسطیح منابع ممکن است تاریخ پایان پروژه تغییر کند. بنابراین بهتر است در ابتدا برای جابجایی فعالیت‌ها از شناوری آن‌ها استفاده کنیم و در صورتی که مشکل Over Allocate حل نشد به ناچار باید فعالیت‌ها به تعویق بیفتند.