برنامه زمان‌بندی پروژه و GAO Schedule Assessment Guide

بسیاری از ما اگر در دوران چهار ساله تحصیل در رشته مهندسی صنایع، به درس 3 واحدی کنترل پروژه علاقه‌مند شده باشیم، اولین کاری که بعد از فارغ‌التحصیلی از دانشگاه می‌کنیم این است: ثبت نام در دوره آموزشی نرم‌افزار Microsoft Project و Primavera P6 و گمانمان این است که پس از این دوره متخصص تهیه برنامه زمان‌بندی می‌شویم.

خب چند ساعت اول این دوره‌ها همیشه به بیان یکسری اصول می‌گذرد، مثل انواع روابط بین فعالیت‌ها، شناوری‌ها، مسیر بحرانی و متد CPM و مدرس بعد از آن به کار با نرم‌افزار خواهد پرداخت.

این موضوع در تمام دوره‌های نرم‌افزارهای Microsoft Project و Primavera P6 رخ می‌دهد و ایرادی هم به مدرس‌ها وارد نیست و آن‌ها کارشان را به درستی انجام می‌دهند. کلاس نرم افزار است و قرار نیست در مورد اصول اساسی تهیه برنامه زمان‌بندی صحبت شود.

و این می‌شود که منِ تازه وارد بعد از آموختن کار با نرم‌افزار، با دانش ناقص و اندکی از اصول تهیه برنامه زمان‌بندی وارد بازار کار می‌شوم و سالیان سال می‌گذرد و نهایتاً یک دوره استاندارد PMBOK هم در آن میان شرکت می‌کنم و با 6 فرآیند حوزه زمان‌بندی آشنا می‌شوم و دیگر تمام …

در دنیا Best Practiceای وجود دارد به نام GAO Schedule Assessment Guide که یکی از با کیفیت‌ترین و کامل‌ترین منابع در زمینه تهیه برنامه زمان‌بندی و کنترل آن است که راهکارهایی برای تهیه و تدوین یک برنامه زمان‌بندی بی نقص ارائه می‌کند و متاسفانه در ایران کمتر در مورد آن صحبت شده است.

در سرزمین مدیریت پروژه من، فردین رضائی، قصد دارم در قالب مقالات و ویدیوهای آموزشی، شما را با این Best Practice آشنا کنم و با عمق مناسبی به بیان توصیه‌های این منبعِ ارزشمند بپردازم، پس در این سفر همراه من باشید.

GAO Schedule Assessment Guide و فرآیندهای اجرایی آن

در ابتدا بیایید با فرآیند اجرایی GAO Schedule Assessment Guide آشنا شویم:

Capture all activities

در گام اول باید بر اساس ساختار شکست کار یا همان WBS، تمامی فعالیت‌های پروژه شناسایی شوند. پس اولین نکته اینکه تهیه ساختار شکست کار در حوزه زمان‌بندی پروژه قرار نمی‌گیرد و بر اساس استاندارد PMBOK این فرآیند مربوط به حوزه Scope است. این بخش شباهت زیادی با فرآیند دوم حوزه زمان‌بندیِ استاندارد PMBOK دارد و مطمئناً اینجا با عمق و دقت بیشتری نسبت به استاندارد PMBOK به آن پرداخته شده است.

Create logically sequenced activity network

در گام دوم توالی و Sequence بین فعالیت‌هایی که در گام اول شناسایی شد مشخص می‌شود. همان فرآیند سوم حوزه زمان‌بندی استاندارد PMBOK. اینکه پیشنیاز هر فعالیت کدام فعالیت‌هاست و رابطه بین آن‌ها به چه صورت است، در این گام مشخص می‌شود.

Estimate work and durations and assign resources

در گام سوم منابع مورد نیاز برای اجرای هریک از فعالیت شناسایی شده و به فعالیت‌ها تخصیص می‌یابد. مشابه آن چیزی که در فرآیند برآورد منابع فعالیت‌ها در حوزه منابع استاندارد PMBOK داریم.حال بر اساس منابع تخصیص یافته به هر فعالیت، مدت زمان یا Duration آن برآورد می‌شود.

Validate critical path and reasonable total float

در گام چهارم به مسیر بحرانی می‌رسیم و تفاوت‌های GAO Schedule Assessment Guide با استاندارد PMBOK در حوزه زمان‌بندی از اینجا آغاز می‌شود. GAO با ظرافت بیشتری به شناسایی مسیر بحرانی و شناوری‌ها پرداخته و با دقت بالاتری به  بررسی صحت آن می‌پردازد.

Analyze schedule risk

در گام پنجم به طور اختصاصی GAO آنالیز ریسک زمان‌بندی پروژه را در دستور کار قرار می‌دهد، همان بخشی که با این سبک در استاندارد PMBOK و حتی Scheduling Practice Standard موسسه PMI خبری از آن نیست. مطمئناً اگر کارشناسان برنامه‌ریزی و کنترل پروژه روی این گام وقت می‌گذاشتند و با تسلط بالا اجرایش می‌کردند حال و روز برنامه‌ زمانبندی پروژه‌های کشور اینگونه نبود.

Verify and validate traceability

در قدم ششم به بررسی و تایید برنامه‌ زمانبندی از منظر افقی و عمودی می‌پردازد. در واقع در این گام مجدداً روابط میان فعالیت‌ها، تمامی Logicها، ارتباط بین سطوح مختلف برنامه و ساختار شکست کار و … بررسی می‌شود.

Set and document baseline

در گام هفتم تمرکز ما روی تهیه Baseline و نظارت و کنترل آن است.

Update, revise, and manage change

و نهایتاً بر اساس این فرآیند اجرایی، گام هشتم به نحوه بروزرسانی برنامه زمان‌بندی پروژه می‌پردازد.

در مطالب بعدی همراه شما وارد بخش‌های GAO Schedule Assessment Guide خواهم شد و به طور دقیق به بررسی موارد مطرح شده در آن خواهم پرداخت. از این پس در سرزمین مدیریت پروژه هر سه‌شنبه راس ساعت 18 با بخش‌های بعدی این موضوع همراه ما باشید.

ادامه دارد …