خیاطی در مدیریت پروژه

یکی از موضوعات مهمی که وجود دارد این است که چطور می‌توانیم از استانداردها و متدولوژی‌های مدیریت پروژه در پروژه‌هایمان استفاده کنیم و اساساً نحوه پیاده‌سازی آن‌ها به چه صورت است؟ در این ویدئو می‌خواهم راجع به این موضوع صحبت کنم.

موضوعی که در این سال‌ها خیلی با آن مواجه شدم و به آن توجه کردم این بوده است که بسیاری از افراد بخصوص دوستانی که خودشان شروع به مطالعه استانداردها و متدولوژی‌های مدیریت پروژه مثل PMBOK و PRINCE2 می‌کنند و هیچ دوره حرفه‌ای در این زمینه نگذرانده‌اند، بعد از اینکه با مفاهیم ارائه شده توسط این استانداردها آشنا می‌شوند‌‌،‌ اقدام به پیاده‌سازی و بکار‌گیری این مفاهیم در پروژه‌هایشان می‌کنند و سعی در استقرار تمام و کمال این مفاهیم در پروژه‌هایشان دارند و به جرات می‌توانم بگویم تلاش تعداد زیادی از این دوستان با شکست مواجه می‌شود و یک بدنامی برای این استانداردها باقی می‌ماند!

مشکل از آن جایی شروع می‌شود که ما چیزی را در نظر نمی‌گیریم. این استانداردها برای پروژه‌های بسیار بزرگ نوشته شده‌اند. اما سوالی که مطرح می‌شود این است که آیا تمام پروژه‌های ما 4X Large هستند؟

پاسخ قطعا منفی است. ممکن است ما در پروژه‌ای قرار گرفته باشیم که از لحاظ ابعاد و پیچیدگی سایزMedium یا Small داشته باشد. پس سوال بعدی که مطرح می‌شود این است که آیا این استانداردها در پروژه‌های کوچک قابلیت استفاده ندارند؟

مطمئناً طیف وسیعی از پروژه‌ها می‌توانند از این استانداردها استفاده کنند و PMBOK به صراحت همان ابتدا به این موضوع اشاره می‌کند و اظهار می‌کند که از من در اکثر پروژه‌ها و اغلب اوقات می‌توانید استفاده کنید. اینجاست که ما به اصلی برمی‌خوریم به نام Tailoring.

اگر ویدئو ساختارPRINCE2 را مشاهده کرده باشید، هفت اصل اساسی را به ما معرفی می‌کند. و Tailoring یکی از اون اصول هفتگانهPRINCE2 است.PRINCE2 اعتقاد دارد اگر این اصل در پروژه‌ها لحاظ نشود احتمال و شانس موفقیت پروژه‌ها به شدت کاهش پیدا می‌کند. حالا می‌خواهیم به سراغ این اصل یعنی Tailoring برویم.

Tailoring یعنی خیاطی کردن! درست شنیدید خیاطی کردن. حالا چه ارتباطی بین خیاطی کردن و مدیریت پروژه وجود دارد؟ همانطور که گفته شد این استانداردها و متدلوژی‌ها برای پروژه‌های چند X Large نوشته شده‌اند و با توجه به اینکه پروژه‌هایی که ما با آن‌ها سروکار داریم ممکن است ابعاد چندان بزرگی نداشته باشند نیاز است قیچی دست بگیریم و آن قسمت‌هایی از این استانداردها که متناسب با ابعاد و قد و قواره پروژه ما هستند را برش بزنیم و مثل یک لباس بر قامت پروژه‌مان بپوشانیم.

درواقع عمق پیاده‌سازی مفاهیم این استانداردها را در همان ابتدای پروژه باید مشخص کنیم. برای مثال فرض کنید پروژه‌ای داریم که ابعاد بزرگی ندارد و سطح پیچیدگی و ریسک‌های آن پایین است، مطمئنا در این پروژه نیاز نیست که هفت فرآیند مدیریت ریسکی که استاندارد PMBOK به ما معرفی می‌کند را پیاده‌سازی کنیم و به کار بگیریم و اینجا عمق پیاده‌سازی فرآیندهای مدیریت ریسک بسیار ساده‌تر و کم‌تر است و این همان اصل Tailoring در پروژه‌هاست.