استاندارد PMBOK و تغییرات نسخه هفتم

استاندارد PMBOK به عنوان معتبرترین استاندارد مدیریت پروژه در دنیا شناخته می‌شود. هرچند در این سال‌ها انتقادات بسیاری به این استاندارد وارد شده است ولی همچنان به عقیده بسیاری از صاحب نظران حوزه مدیریت پروژه هیچ استاندارد مدیریت پروژه‌ای در دنیا یکپارچگی استاندارد PMBOK را ندارد.

این استاندارد که در سال 1996 برای اولین بار منتشر شد هر چهار سال یکبار با نظرات متخصصان حوزه مدیریت پروژه ویرایش شده و منشر می‌شود و تا امروز 6 نسخه از آن مورد استفاده قرار گرفته است.

چندی پیش تیمی 12 نفره به دعوت از موسسه مدیریت پروژه آمریکا (PMI) شروع به تدوین نسخه هفتم این استاندارد کردند و شاید جالب‌ترین نکته در این میان برای ما ایرانیان حضور نادر خرمی راد به عنوان یک ایرانی در این تیم 12 نفره بود و به همین واسطه اطلاعات خوبی قبل از انتشار رسمی استاندارد از زبان ایشان و از طریق سایت رسمی نادر خرمی راد و مصاحبه‌های غیر رسمی‌ای که تاکنون انجام داده‌اند به دست ما رسیده است.
در این مقاله من فردین رضائی قصد دارم در مورد تغییرات احتمالی نسخه هفتم استاندارد PMBOK با شما صحبت کنم.

در نسخه قبلی استاندارد PMBOK ما شاهد دو بخش بودیم. بخش اول استاندارد و بخش دوم راهنما بود. محتوای این دو بخش با هم تفاوت چندانی نداشت و اتفاقاً همپوشانی بسیاری داشتند. در واقع در بخش استاندارد 49 فرآیند مدیریت پروژه بر اساس گروه‌های فرآیندی بررسی می‌شدند و در بخش راهنما این بررسی فرآیندها بر اساس حوزه‌های دانش صورت می‌گرفت.

در نسخه هفتم استاندارد PMBOK هم طبق شنیده‌ها ما مجدداً شاهد این دو بخش خواهیم بود ولی محتوای این دو بخش کاملاً متفاوت خواهد بود. استاندارد PMBOK نسخه هفتم تغییرات بنیادین خواهد داشت و از حالت فرآیند محور در نسخه‌های قبلی به حالت اصل محور در نسخه هفتم تبدیل خواهد شد. در ویرایش جدید هر یک از این دو بخش یعنی استاندارد و راهنما دارای سه قسمت خواهند بود.

بخش اول: استاندارد

قسمت اول این بخش مقدمه و تشریح یکسری مفاهیم خواهد بود. قسمت دوم سیستم تولید ارزش یا Value Delivery System نام دارد و استاندارد PMBOK نسخه هفتم بسیار در مورد ارزش صحبت کرده است. مفهومی که در پروژه‌های چابک بسیار به کار برده می‌شود. قسمت سوم به معرفی اصول می‌پردازد. اصولی که عناصر اصلی استاندارد PMBOK نسخه هفتم را شکل می‌دهند. در نسخه جدید استاندارد PMBOK ما شاهد دوازده اصل خواهیم بود.

اصول دوازده‌گانه پمباک 7

1-Be a Diligent, Respectful and Caring Steward
در واقع این اصل بیانگر نقش و وظیفه اصلی مدیر پروژه است که باید نقشی حمایت‌گر برای تیم خود داشته باشد و نه صرفاً رئیس.

2- Create a Collaborative Project Team Environment
این اصل در مورد همکاری تیم پروژه صحبت می‌کند. چیزی که برای موفقیت یک پروژه اهمیت دارد داشتن یک تیم فوق‌العاده است و نه صرفاً افراد خبره. تیمی که افراد آن به خوبی در کنار هم می‌توانند پروژه را اجرا کنند.

3- Effective Engage with Stakeholders
این اصل در مورد اهمیت مشارکت دادن ذینفعان در پروژه است. یکی از مشکلات اساسی در پروژه‌ها ارتباطات نامناسب ذینفعان پروژه با یکدیگر است.

4- Focus on Value
باید در طول پروژه به تولید ارزشی که در پروژه صورت می‌گیرد توجه داشته باشیم. در واقع این اصل بسیار به اصل اول استاندارد PRINCE2 که توجه دائمی به توجیه‌پذیری پروژه بود نزدیک است. در این اصل دنبال مقایسه سرمایه گذاری انجام شده با منافع بدست آمده از پروژه هستیم. در واقع باید پروژه را بگونه‌ای پیش ببریم که این ارزش حداکثر شود.

5- Recognize, Evaluate and Respond to System Interactions
این اصل به این نکته اشاره داره که همه کارها را در پروژه باید به صورت همه‌جانبه بررسی کنیم و تمامی جنبه‌ها را مورد توجه قرار دهیم.

6- Demonstrate Leadership Behaviors
این اصل در مورد رهبری صحبت می‌کند. پمباک اعتقاد دارد هر کسی می‌تواند در پروژه رهبر باشد و به دنبال فراهم کردن زمینه‌ای است که هرکسی که قادر است، این مهارت را کسب کند و این فرصت را داشته باشد.

7- Tailor Based on Context
در مدیریت پروژه روش‌ها باید کاملاً اختصاصی سازی شده باشد و نباید در دو پروژه تا حدودی مشابه دقیقاً از یک روش یکسان استفاده کرد.

8- Build Quality into Processes and Deliverables
این اصل بروی کیفیت فرآیندها و خروجی‌های پروژه متمرکز شده است. در هر پروژه‌ای هدف حداکثر کردن کیفیت نیست بلکه ما باید به دنبال رسیدن به حد مورد انتظار از کیفیت باشیم.

9- Navigate Complexity
در این اصل باید به عدم قطعیت‌ها و تبعات آن توجه داشته باشیم به این دلیل که این عدم قطعیت ها هستند که باعث پیچیدگی پروژه می‌شوند.

10- Optimize Risk Responses
این اصل در مورد شناسایی، ارزیابی ریسک‌ها و داشتن پاسخ مناسب برای آن‌هاست.

11- Embrace Adaptability and Resiliency
ذات سیستم‌های چابک تطبیق است به جای اینکه در ابتدای پروژه برای همه چیز برنامه‌ریزی کنیم در تلاشیم در طول پروژه و با توجه به شرایط تغییر کنیم و خود را با وضعیت موجود تطبیق دهیم. چیزی که این اصل به دنبال آن است تطبیقی بودن سیستم مدیریت پروژه است، یعنی در طول اجرای پروژه و با گرفتن بازخورد باید بتوانیم سیستم مدیریت پروژه خود را تغییر دهیم و با شرایط موجود تطبیق دهیم.

12- Enable Change to Achieve the Envisioned Future State
این اصل در مورد تغییر صحبت می‌کند. اینکه ما با اجرای پروژه‌ها به دنبال تغییر وضعیت فعلی و رسیدن به وضعیتی مطلبوب‌تر هستیم.

بخش دوم: راهنما

قسمت اول این بخش حوزه‌های عملکردی یا performance domain است. در واقع این قسمت بسیار شبیه حوزه‌های دانش در نسخه‌های قبلی استاندارد PMBOK است. در حوزه‌های دانش تمرکز ما روی خروجی بود ولی اینجا در حوزه‌های عملکردی ما روی نتایج متمرکز خواهیم بود. در نسخه هفتم استاندارد PMBOK ما هشت حوزه عملکردی خواهیم داشت.

حوزه های عملکردی

1- stakeholder
تمرکز این حوزه روی توجه به مشارکت ذینفعان و مدیریت مشارکت آنان است.

2- team performance
این حوزه در مورد تیم و بهیود عملکرد آن‌ها صحبت می‌کند. فعالیت‌هایی نظیر ایجاد انگیزه و کمک به رشد اعضای تیم، رفع مشکلات و ارزیابی عملکرد تیم و …

3- development approach and life cycle
اینکه در طول چرخه حیات پروژه به چه صورت می‌خواهیم پروژه را اجرا کنیم و عملاً چرخه حیات پروژه ما از چه بخش‌هایی تشکیل شده است و اینکه تحویل محصول به مشتری یا کارفرما به چه صورت قرار است انجام شود و نهایتاً اینکه میخواهیم پروژه را به چه صورتی انجام دهیم. میخواهیم چابک باشیم یا از روش آبشاری استفاده کنیم.

4- Planning
هر پروژه‌ای به برنامه ریزی نیاز دارد. برنامه ریزی در تمامی حوزه‌های دانش ده‌گانه که در نسخه‌های قبلی استاندارد PMBOK با آن‌ها آشنا شده‌ایم.

5- Project work
این حوزه در مورد اجرای برنامه‌ها صحبت می‌کند.

6- Delivery
این حوزه در مورد تحویل شدنی‌های پروژه و ارتباط بین آن‌ها و الزامات صحبت می‌کند.

7- Measurement
بسیاری از پروژه‌ها معیار درستی برای ارزیابی عملکرد خود ندارند و صرفاً عملکرد پروژه را با مقایسه پیشرفت برنامه‌ای و واقعی ارزیابی می‌کنند. در این حوزه در مورد نحوه ارزیابی عملکرد پروژه‌ها صحبت شده است.

8- Uncertainty
این حوزه در مورد عدم قطعیت‌ها صحبت می‌کند و فراتر از بحث ریسک‌ است.

قسمت دوم بخش راهنما به مدل‌ها، روش‌ها و محصولات مدیریتی اشاره دارد. در این قسمت روش‌ها و مدل‌های مختلفی به طور مختصر توضیح داده می‌شود و هدف آشنایی افراد با این مدل‌ها و روش‌هاست.

قسمت سوم در مورد Tailoring یا اختصاصی سازی صحبت می‌کند. اینجا استاندارد PMBOK به بیان چارچوبی دو مرحله‌ای برای اختصاصی سازی اشاره دارد. مرحله اول در سطح سازمان صورت می‌گیرد و مرحله دوم در سطح پروژه انجام می‌شود. قسمت عمده این چارچوب که برای اکثر پروژه عمومیت دارد در لایه سازمانی انجام می‌شود و نهایتا‌ً در لایه پروژه و متناسب با آن کاملاً اختصاصی سازی انجام می‌شود.

تمامی موارد مطرح شده در این مقاله طبق شنیده‌ها و صحبت‌های نادر خرمی راد عزیز و همچنین بر اساس بررسی نسخه پیشنویس استاندارد PMBOK که چند ماه قبل منتشر شد می‌باشد و بر اساس تجربه بارها شاهد این بود‌ه ام که نسخه منتشر شده نهایی استانداردها مجدداً شامل تغییراتی بوده است. مطمئناً با انتشار رسمی نسخه هفتم استاندارد PMBOK که مرداد ماه در دسترس خواهد بود، تحلیل‌های دقیقی روی نسخه جدید خواهم داشت.