گزارش بررسی زمان‌بندی در پریماورا Primavera P6

زمان مطالعه: 9 دقیقه

شرکت Oracle در انتهای هر سال میلادی نسخه جدیدی از نرم‌افزار پریماورا (Primavera P6) منتشر می‌کند. در حال حاضر آخرین ویرایش این نرم‌افزار ورژن 22.12  است که با تغییرات جذابی همراه شده است.

در این مقاله قصد دارم شما را با یکی از امکانات کاربردی ویرایش 22.12 نرم‌افزار پریماورا (Primavera P6) آشنا کنم که به شما در تهیه برنامه زمان‌بندی با کیفیت بسیار کمک خواهد کرد.

در بسیاری از پروژه‌ها در کشور، برنامه زمان‌بندی‌ای که توسط تیم‌های برنامه‌ریزی و کنترل پروژه تهیه می‌شود دارای ایرادات بسیاری می‌باشد و علیرغم وجود استانداردها و Best Practiceهای متعدد در دنیا در این حوزه، همچنان بدون توجه به اصول ارائه شده در این Best Practiceها برنامه‌های زمان‌بندی تدوین می‌شود.

آژانس مدیریت قراردادهای دفاعی آمریکا (DCMA)، بر اساس پارامترهای مشخصی سلامت برنامه زمان‌بندی پیمانکارانش را مورد سنجش قرار می‌دهد. این موسسه برای هر یک از این شاخص‌ها Targetهایی مشخص کرده است و بر اساس میزان تحقق این Targetها کیفیت برنامه زمان‌بندی را مورد بررسی قرار می‌دهد.

پارامترهایی که DCMA برای بررسی سلامت برنامه زمان‌بندی از آن استفاده می‌کند عبارتند از:

• روابط منطقی بین فعالیت‌ها (Logic)
• رابطه بین فعالیت‌ها به همراه تعجیل (Leads)
• رابطه بین فعالیت‌ها به همراه تاخیر (Lags)
• نوع روابط بین فعالیت‌ها (Relationship Types)
• قید یا محدودیت‌های سخت (Hard Constraints)
• شناوری بالای فعالیت‌ها (High Float)
• فعالیت‌ها با شناوری منفی (Negative Float)
• مدت زمان زیاد فعالیت‌ها (High Duration)
• تاریخ‌های غیر معتبر (Invalid Dates)
• تخصیص منبع و هزینه‌ به فعالیت‌ها (Resources)
• فعالیت‌های دچار تاخیر (Missed Tasks)
• تست مسیر بحرانی (Critical Path Test)
• شاخص طول مسیر بحرانی (Critical Path Length Index-CPLI)
• شاخص تکمیل فعالیت‌ها نسبت به خط مبنا (Baseline Execution Index-BEI)

در نسخه 22.12 نرم‌افزار پریماورا (Primavera P6) بخشی با عنوان Check Schedule Report در قسمت Tools به نرم‌افزار اضافه شده است که بر اساس پارامترهای DCMA می‌توانیم از سلامت و کیفیت برنامه زمان‌بندی هر یک از پروژه‌های خود اطمینان حاصل کنیم.

نکته مهمی که در زمان استفاده از این پنجره باید به آن توجه کنید این است که برای هر پارامتر، Target مشخصی باید تعیین شود زیرا گزارش تحلیلی نرم‌افزار بر اساس میزان تحقق این Targetها ارائه خواهد شد. همچنین توجه داشته باشید نرم‌افزار پریماورا در این تحلیل فعالیت‌های تکمیل شده، مایلستون‌ها و فعالیت‌های از نوع  LOE را در نظر نمی‌گیرد.

بریم سراغ بررسی هر یک از این پارامترها:

Logic – Activities Missing Predecessors or Successors

DCMA به عنوان اولین پارامتر بررسی سلامت برنامه‌ زمان‌بندی معتقد است تمامی فعالیت‌ها باید با روابط منطقی به یکدیگر متصل شوند. به عبارت دیگر هیچ فعالیتی نباید بدون پیشنیاز و پسنیاز باشد. این پارامتر درصد فعالیت‌هایی که فاقد پیشنیاز یا پسنیاز هستند را محاسبه کرده و بررسی می‌کند آیا Target تعیین شده محقق شده است یا خیر. به طور پیش فرض نرم‌افزار پریماورا (Primavera P6) عدد کوچکتر از 5% را مطابق DCMA در نظر گرفته است، بدین معنی که تعداد فعالیت‌هایی که فاقد رابطه پیشنیازی یا پسنیازی هستند باید کمتر از 5% کل فعالیت‌ها باشند و اگر این شرط برقرار باشد، برنامه زمان‌بندی ما پارامتر اول DCMA را با موفقیت محقق خواهد کرد.

Negative Lags – Relationships With a Lag Duration of Less Than 0

اینجا منظور از Negative Lags همان Leads است. در این پارامتر DCMA تاکید دارد که به دلیل اثرات منفی Leads روی برنامه زمان‌بندی و پیچیدگی‌هایی که Leads در تحلیل مسیر بحرانی ایجاد می‌کند، به هیچ وجه نباید در روابط بین فعالیت‌ها از Lead استفاده کرد و Target این پارامتر را 0 قرار می‌دهد. شاید این سوال برای شما به وجود آید که چطور می‌شود از Lead استفاده نکرد؟! استدلال منطقی Best Practiceهای حوزه زمان‌بندی بر عدم استفاده از Leads این است که قطعاً در صورت شکستن فعالیت‌ها به جزئیات بیشتر می‌توان همپوشانی مورد نظر که با Leadها محقق می‌شود را حذف کرد.

Positive Lags – Relationships With a Positive Lag Duration

این پارامتر هم روی استفاده از Lag فقط در شرایط خاص تاکید دارد. بر این اساس DCMA اعتقاد دارد با وجود Lagها آنالیز مسیر بحرانی دچار مشکل خواهد شد و همچنین Lagها باعث دستکاری شناوری‌ها می‌شود، بنابراین تعداد روابطی که در برنامه زمان‌بندی شامل Lag می‌باشد باید کمتر از 5% کل روابط بین فعالیت‌ها باشد.

… Long Lags – Relationships With a Lag Duration Greater Than

در این پارامتر که جزو پارامترهای DCMA نمی‌باشد، نرم‌افزار پریماورا می‌خواهد اطمینان حاصل کند در صورت استفاده از Lag در روابط بین فعالیت‌ها (طبق پارامتر قبلی فقط 5% روابط باید دارای Lag باشند)، مدت زمان این Lagهای استفاده شده فقط در موارد محدودی زیاد باشد. برای مثال در این پارامتر تعیین می‌کنیم که فقط 5% Lagها می‌تواند مدت زمان بیشتر از 44 روز داشته باشد.

Relationship Types – The Majority of The Relationships Should Be Finish To Start

در این پارامتر DCMA روی استفاده حداکثری از رابطه Finish-To-Start تاکید دارد. در رابطه FS فعالیت پسنیاز زمانی می‌تواند شروع شود که فعالیت پیشنیازش به اتمام رسیده باشد. استفاده از رابطه FS باعث می‌شود فعالیت‌ها در مسیری منطقی در کنار هم قرار گیرند و DCMA برای این پارامتر  Target 90% را در نظر می‌گیرد بدین معنی که 90% روابط استفاده شده در برنامه زمان‌بندی باید از نوع FS باشد. همانند بسیاری از استانداردها و Best Practiceهای حوزه زمان‌بندی نظیر GAO Schedule Assessment Guide، DCMA  هم توصیه می‌کند از رابطه SF تا حد ممکن استفاده نشود مگر اینکه توجیه قوی برای بکارگیری این نوع رابطه داشته باشیم.

Hard Constraints – Constraints That Prevent Activities From Being Moved

تمامی Best Practiceهای زمان‌بندی پروژه قویاً تاکید دارند از آن جایی که قیدهای سخت ممکن است منطق برنامه زمان‌بندی و روابط را تحت تاثیر قرار دهد، فقط و فقط در شرایط خاص و با توجیه قوی روی فعالیت‌ها باید از این نوع قیدها استفاده شود. DCMA هم اعتقاد دارد از قیدهای سخت نظیر Must Start On ، Must Finish On،  Start No Earlier Than و Finish No Later Than با احتیاط استفاده شود و Targetای که برای این پارامتر در نظر می‌گیرد 5% است بدین معنا که در یک برنامه زمان‌بندی با کیفیت حداکثر 5% فعالیت‌ها می‌تواند دارای قید سخت باشد.

Soft Constraints – Constraints That Do Not Prevent Activities From Being Moved

نرم‌افزار پریماورا توصیه می‌کند برای استفاده از قیدهای نرم همچون Start No Earlier Than و Finish No Earlier Than هم محدودیت قرار داد. درست است که تاثیر منفی قیدهای سخت روی برنامه بسیار زیاد است اما استفاده بیهوده و زیاد از قیدهای نرم هم کیفیت برنامه زمان‌بندی را تحت تاثیر قرار خواد داد. بنابراین برای این پارامتر هم می‌توانیم Targetای مشخص کنیم که چه درصدی از فعالیت‌ها می‌توانند از قید نرم استفاده کنند.

… Large Float – Activities With Total Float Grater Than 

شناوری بالای فعالیت‌ها در برنامه زمان‌بندی عموماً نشان دهنده وجود مشکلی در برنامه زمان‌بندی است که ممکن است به دلیل عدم تعریف درست روابط منطقی یا وجود Dangling Logic رخ دهد. DCMA اعتقاد دارد شناوری فعالیت‌ها نباید بیشتر از 44 روز باشد. به عبارتی 44 روز برابر دو دوره 22 روزه یا دو ماه است (با توجه به اینکه روزهای شنبه و یکشنبه تعطیل در نظر گرفته می‌شود، هر ماه کاری 22 روز لحاظ می‌شود)

Negative Float – Activities With a Total Float Less Than 0

شناوری منفی یکی از مواردی است که در تحلیل برنامه زمان‌بندی به شدت دارای اهمیت است و باید به آن رسیدگی شود. شناوری منفی عموماً به دلیل وجود Constraint یا قید روی فعالیت‌ها ممکن است رخ دهد. DCMA اعتقاد دارد در برنامه زمان‌بندی به صورت ایده‌آل نباید فعالیتی با شناوری منفی وجود داشته باشد.

… Large Duration – Activities That Have a Remaining Duration Greater Than 

در این پارامتر تمرکز DCMA روی Detailed Activityهاست و Planning Packageهایی که هنوز Detaile نشده‌اند را شامل نمی‌شود. DCMA اعتقاد دارد مدت زمان فعالیت‌های مورد بررسی (Detailed Activities) نباید بیشتر از دو دوره کاری ماهیانه یعنی 44 روز باشد و Targetای که برای این پارامتر لحاظ می‌کند حداکثر 5% می‌باشد. در واقع اگر در برنامه زمان‌بندی تفصیلی اگر تعداد زیادی از فعالیت‌ها مدت زمان بالای 44 روز داشته باشند، این موضوع نشان‌دهنده این است که فعالیت‌ها به خوبی شکسته نشده‌اند.

Activities With Invalid Progress Dates

فعالیت‌ها در برنامه زمان‌بندی به 3 دسته تقسیم می‌شوند:

• Not Started Activities
• In-Progress Activities
• Completed Activities

فعالیت‌هایی که هنوز شروع نشده‌اند، دارای تاریخ شروع و پایان برنامه‌ای هستند، فعالیت‌های دسته دوم دارای تاریخ شروع واقعی و تاریخ پایان برنامه‌ای می‌باشند و فعالیت‌هایی که تکمیل شده‌اند دارای تاریخ شروع و پایان واقعی خواهند بود. DCMA در این پارامتر روی این موضوع تاکید دارد که هیچ کدام از تاریخ‌های واقعی شروع یا پایان فعالیت‌ها در هر Cut-off Date نباید بعد از تاریخ Data Date (در نرم‌افزار پریماورا P6)  و Status Date (در نرم‌افزار MSP) باشد.

Resources/Cost – Activities That Do Not Have an Expense or Resource Assigned

در این پارامتر تاکید DCMA روی تخصیص منابع به همه فعالیت‌ها به غیر از مایلستون‌هاست. در واقع DCMA تاکید دارد این پارامتر در صورتی بررسی شود که پیمانکاران Resource Loaded Schedule تهیه کرده باشند یعنی برنامه زمان‌بندی‌ای که منابع به فعالیت‌ها تخصیص پیدا کرده است و از رابطه زیر محاسبه می‌شود.

Late Activities – Activities Scheduled To Finish Later Than The Project Baseline

این پارامتر به دنبال بررسی این موضوع است که چقدر زمان‌بندی پروژه بر اساس Baseline تحقق یافته است. در واقع تاریخ شروع و پایان واقعی فعالیت‌ها نسبت به تاریخ شروع و پایان برنامه‌ای آن‌ها در Baseline بررسی می‌شود.

ادامه دارد …