تعیین مدت زمان فعالیت‌ها

رسیدیم به بخش پنجم راهنمای تهیه و ارزیابی برنامه زمان‌بندی GAO. تا اینجا در مورد تعریف فعالیت‌ها، تعیین توالی و ارتباط بین آن‌ها و برآورد منابع مورد نیاز برای انجام فعالیت‌ها صحبت کردیم. در این بخش می‌خواهیم در مورد نحوه تعیین مدت زمان فعالیت‌ها و نکات اجرایی راهنمای GAO صحبت کنیم.

برای داشتن یک برای زمان‌بندی واقع‌بینانه، حتماً باید در این گام مدت زمان انجام هر فعالیت با دقت و صحت مناسبی برآورد شود. Duration یا مدت زمان فعالیت، میزان زمان برآورد شده برای تکمیل هر فعالیت است. این برآورد مدت زمان فعالیت‌ها بر اساس تجربه افراد یا اطلاعات موجود از پروژه‌های مشابه قبلی (Historical Data) صورت می‌گیرد.

بر اساس توصیه GAO فعالیت‌ها در سطح Detail Activityها باید آنقدر شکسته شده باشند که مدت زمان آن‌ها نسبتاً کوتاه باشد. این موضوع در زمان اندازه‌گیری پیشرفت فعالیت‌ها به ما کمک خواهد کرد. البته ناگفته نماند، همانطور که که در بخش دوم هم صحبت شد، میزان دقت و صحت برآوردها در طول پروژه و با کسب اطلاعات و جزئیات بیشتر، بالاتر خواهد رفت.

GAO اعتقاد دارد برای فعالیت‌های نزدیک به انجام که اصطلاحاً به آن‌ها near-term Activity گفته می‌شود یا Detail Activityها مدت زمان برآورد شده نباید طولانی باشد و به عبارتی باید کمتر از دوره‌های گزارش‌دهی باشد. برای مثال اگر به صورت هفتگی گزارشات تهیه می‌شود، حداکثر مدت زمان فعالیت‌های near-term باید یک هفته باشد.

در واقع GAO اعتقاد دارد، هرچه مدت زمان هر فعالیت کوتاه‌تر باشد، اندازه‌گیری پیشرفت نیز با دقت بیشتری انجام خواهد شد. بدین منظور می‌توان فعالیت‌های طولانی‌تر را به جزئیات بیشتری شکست و از رابطه FS استفاده کرد.

این نکته را هم باید در نظر گرفت که در میزان شکست فعالیت‌ها به منظور اختصاص مدت زمان کمتر باید تعادل حفظ شود و وجود فعالیت‌هایی با مدت زمان یک روز یا کمتر در برنامه‌ زمان‌بندی منجر به پیچیدگی بسیار در تعریف روابط و همچنین محاسبات پیشرفت خواهد شد.

با این وجود در بسیاری از پروژه شاید برای جلوگیری از پیچیدگی برنامه زمان‌بندی ممکن است مدت زمان طولانی به فعالیت‌ها تخصیص دهیم و در این بین از مایلستون‌ها برای کنترل پیشرفت پروژه استفاده کنیم. GAO به مایلستون‌هایی که به این منظور استفاده می‌شود Incremental Milestones یا Inch-stones می‌گوید.

تخمین مدت زمان فعالیت‌ها

برآورد مدت زمان فعالیت‌ها باید واقع‌بینانه باشد، در غیر این صورت مسیر بحرانی پروژه غیر قابل اتکا خواهد بود. در بسیاری از اوقات افرادی که وظیفه تهیه برنامه زمان‌بندی را بر عهده دارند، برآوردها را بگونه‌ای انجام می‌دهند که تاریخ پایان برنامه زمان‌بندی مطابق تاریخ اولیه اتمام قرارداد باشد و به همین دلیل بسیاری از برآوردها غیر واقعی خواهد بود.

در حالی که برآورد مدت زمان فعالیت‌ها باید بر اساس کار مورد نیاز برای تکمیل هر فعالیت و همچنین تعداد منبع در دسترس و تخصیص یافته برای انجام آن فعالیت صورت گیرد.

اگر پس از برآورد واقع‌بینانه مدت زمان فعالیت‌ها، تاریخ اتمام برنامه زمان‌بندی با قرارداد همخوانی نداشت، تیم مدیریت پروژه باید در مورد نحوه فشرده‌سازی برنامه زمان‌بندی تصمیم‌گیری کنند. شاید لازم باشد منابع بیشتری اختصاص یابد یا فعالیت‌ها در صورت امکان موازی شوند و یا با کارفرما با ارائه مستندات جهت تغییر تاریخ اتمام پروژه مذاکره کرد.

در زمان برآورد مدت زمان فعالیت‌ها نباید ریسک لحاظ شود و برآوردها باید بر اساس شرایط نرمال باشد و شرایط خوشبینانه یا بدبینانه نباید در این برآرودها در نظر گرفته شود. GAO برای لحاظ کردن ریسک‌های برنامه زمان‌بندی فرآیندی جداگانه در نظر گرفته است و این ریسک‌ها را در قالب ذخیره احتیاطی یا Contingency در نظر می‌گیرد.

مبنای تمامی برآوردها باید مستند شود تا در زمان تصمیم‌گیری تیم مدیریت پروژه به خصوص در زمان فشرده‌سازی برنامه زمان‌بندی بتواند راهگشا باشد.

نکته بعدی که GAO در برآورد مدت زمان فعالیت‌ها به آن اشاره می‌کند این است که برآورد مدت زمان near-term Detail Activityها باید با بالاترین میزان دقت و صحت صورت گیرد اما این میزان صحت و دقت در برآرود مدت زمان Long-term Planning Packageها کمتر خواهد بود زیرا میزان اطلاعات در دسترس و جزئیات این فعالیت‌ها کمتر است. در واقع Rolling Wave Planning اینجا معنا پیدا می‌کند.

تقویم‌ها

تقویم‌ها به سه دسته تقسیم می‌شوند:

• تقویم پروژه
• تقویم فعالیت‌ها
• تقویم منابع

استفاده مناسب از تقویم منابع و قعالیت‌ها در بسیاری از اوقات از نیاز ما به اعمال قیدها در برنامه زمان‌بندی جلوگیری می‌کند. برای مثال ممکن است به دلیلی در دسترس نبودن منبع خاصی نیاز به قید Start No Earlier Than (SNET) داشته باشیم به این معنا که فعالیتی زودتر از تاریخ مشخصی آغاز نشود. در این حالت می‌توانیم به جای استفاده از قید تقویم منبع مناسبی تعریف کنیم.

از طرفی استفاده زیاد از تقویم‌ها و به عبارتی تعدد تقویم‌ها در برنامه زمان‌بندی ممکن است روی آنالیز مسیر بحرانی و محاسبات شناوری اثرگذار باشد. برای مثال ممکن است فعالیتی روی مسیر بحرانی با شناوری مثبت ایجاد شود. بنابراین GAO روی تعریف درست تقویم‌ها بر اساس شرایط پروژه تاکید زیادی دارد.